「05流程与IT」IT是流程的功力放大器

这是「川流不熄」第【52】篇原创文章

【导读】在给企业做流程管理咨询后，我常常建议企业：“如果有条件，要把流程固化到IT信息系统”，这样的建议常常得到两种反馈：

1、流程必须与IT结合才能发挥流程作用？

2、没有IT流程就无法落地？

企业为什么有这样的疑问，主要原因还在于流程与IT系统之间究竟存在什么关系。

01 什么是IT系统，有何作用？

常关注「流程之家」的朋友对流程及流程的本质已不再陌生，那IT系统是什么，它又和流程有什么关系？

IT是Information Technology的缩写,意为“信息技术”,是主要用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称。

在企业，为达成企业战略采用信息技术，其应用包括计算机硬件和软件、网络和通讯技术、应用软件开发工具等。对图文声像各种信息进行获取、加工、存储、传输与使用的技术之和。

IT系统，简单来说就是你使用的计算机操作系统、使用的各类电脑软件、使用的各种App，在企业最直接的表现就是信息化的软件系统。

比如：生活中的打车App就是一个互联网的信息化系统，乘客利用App设置目的地——呼叫车——乘车——达到目的的——下车付款，完成整个流程。其中，线上IT信息系统走数据流：将打车行为产生为端到端的数据传输、存储。线下运送乘客：通过App与云端的服务的调度，司机把乘客从出发地送到目的地。

诸如此类，如微信、支付宝、京东App、腾讯地图、高德地区、百度App、滴滴App等手机软件以及电脑端的运行程序，都是互联网信息化的软件系统。它实现对数据流的自动化管理，给我们的工作和生活带来了极大的便捷。

企业中，仍然离不开类似IT系统，尤其是规模和人数越大的企业，对IT系统的依赖越强。比如企业在每个报税周期内要报税，报税需要制作财务三张表（利润表、现金流量表和资产负债表），财务系统给这项工作带来了极大的便捷，离开财务系统的支持，会计工作将增加数倍甚至数十倍。

常见的管理软件系统包括CRM(客户关系管理)、PLM（产品生命周期管理）、ERP（企业资源计划）、APS（高级计划与排程系统）、MES（制造执行系统）、HR（人力资源管理系统）、OA（办公自动化系统）、财务管理系统，WMS（仓储管理系统）等。它们在企业经营与管理中发挥重要作用：

● 提高作业效率

● 提高流程效率

● 提高人的效率

● 沉淀企业经营数据资产

● 提高安全运营能力

……

IT信息化系统为企业经营数据管理中发挥的何等重要，甚至不能允许IT信息系统停止运转一刻。然而要建立充分适配企业战略与业务运转的IT信息化系统，绝非易事。

02 先优化流程，再固化到IT

一家企业无论是从头开始建设流程，还是在已有流程上开展流程优化。流程建设和流程优化始终在前，IT信息系统在后，因为：

1、新建流程时，流程是从0到1的过程，企业自身一个全新的业务，没有一个完全适配此业务流程的IT信息系统。即使有系统可以用，也要建设完成后进行配置。

2、优化流程时，要实现先优化，再固化。也就是当流程优化定型后，成为经过验证有效的成果之后，再将其固化到IT信息系统。

2000年，为学习西方管理经验和方法，使华为早日走上国际化的道路，任总在《活下去是企业的硬道理》的讲话中提出：“先僵化，后优化，再固化”的管理变革指导方针，仍然适用于流程和IT之间的关系。

先僵化：就是指完全照着西方管理咨询顾问的方法去“僵化”的做，只有这样才能把别人的管理思想和方法学到，比如流程变革“僵化”式的学习IBM。

后优化：就是当我们“僵化”式的学会别人优秀的流程管理思想和方法之后，结合自身企业情况不断实践，达到熟能生巧的地步。这时根据实际情况，我们发现有些地方要去掉，有些地方要增加，有些地方要改一改，也就是优化。

再固化：管理变革的流程、制度、机制经过与企业实际情况的融合运用和优化，已达到高效率、低成本、高质量的一个平衡状态，此时，借助IT信息化工具、软件系统来固化成果，保持这种最优状态。

在华为，流程与IT同属一个部门。实际上，流程与IT二者紧紧相依，相互促进，以发挥对企业战略和经营管理的最大作用。

03 IT信息系统是业务流程的功能实现

信息化系统作为企业运营管理的系统工具，其核心作用在于支撑企业战略业务达成。我们在「01流程与战略」流程是战略的“执行者”一文中讨论过，战略执行的核心要素是流程。

IT信息系统要支持流程的价值创造过程，促进流程正确的、高效且高质量的输出，IT信息系统是流程执行的支撑。IT系统的建设规划从流程开始，为流程服务，因流程而架构其功能。

在IT系统中的架构中，常使用4A模型：BA（业务架构）、IA（信息架构）、AA（应用架构）、TA（技术架构）。

业务架构（BA）布局主线：业务架构即业务流程架构，牵引整体架构。

信息架构（DA）拉通组织：信息架构是信息流、数据流的架构，体现的是企业经营数据资产如何存储、加工、传递、输出和呈现的路径架构。信息和数据是实现端到端的贯通各业务单元、职能单元的核心要素。

应用架构（AA）功能实现：应用架构实现业务功能并呈现给业务使用者。一个简单、便捷、友好的应用架构对使用者来说是极其重要。

技术架构（TA）底层支撑：技术架构是信息化架构的底座，提供业务系统实现的支撑技术。

4A之间并非单项的先后关系，而是相互影响的互动关系。简单来说，不是你做好，然后我接着做，而是你做的时候要考虑我，我做的时候要考虑你。

IT信息化架构设计以达成流程信息流、数据流、物流的准确且有效的应用。

04 IT信息系统是业务流程“铠甲外衣”

1.IT固化流程不变形

没有IT的流程，正如没有穿铠甲的战士，在流程“战斗”中仅仅依靠规则，规则又是由人来实施的，所以即使拥有明确的规则，也无法完全避免流程的运行变形。比如：人员对规则掌握不够，亦或是人员发生变化，对流程来说都是一种冲击。

当穿上IT的铠甲之后，依靠IT系统运行，不跟随人的意志为转移，流程变得刚强和稳定，不变形。

2.IT助力流程打破部门墙，实现业务贯通

通过IT技术固化流程，沿着端到端的流程建立了一条贯穿各业务单元和职能单元的通道，打破部门之间的壁垒，真正让流程在不受外力影响的情况下，实现跨组织、跨部门的端到端，IT助力流程执行战略的目标。

3.IT助力流程沉淀流程资产

流程运转的是信息流、数据流和物流，对应到IT系统中是均以信息和数据为特征；流程运转中会产生大量的信息资产，如果没有一套系统来收集和管理这些信息资产，信息资产就会流失。更无从说起未来对数据资产的挖掘、分析和应用。IT系统正好弥补了流程在数据管理上的不足，让流程沉淀企业资产的作用得以更大效率的发挥。

05 没有IT系统的支撑，流程就不能落地？

IT系统作为流程固化的“铠甲外衣”，保障和助力流程价值得以更大发挥，正如一个骑自行车的人，换上了汽车，行驶速度立即增加了几倍，确实让然感到兴奋。

但，开篇中提到的问题“流程只有与IT结合才能发挥流程作用”和“没有IT流程就不能落地”的说法，无异于骑自行车就不能行进一样。

其实，如果你的企业还不具备IT建设的条件，没有IT系统，只要抓住流程的要素，按照流程管理的规则和机制实施运营管理，流程一样可以发挥流程作用，帮助业务创造价值。

IT系统不能作为流程是否可行、是否可以落地的决定因素，IT系统最大限度的把人做的事情部分接管，发挥了自动化和系统的效力罢了，然而这些功能在没有IT都是由人来做的。谁说只有开汽车才能达到目的地，骑自行车就不行？

无可否认，IT对流程功力的放大着实让人着迷，企业应在充分研究均衡发展和ROI（投入产出比）的前提下，尽量用IT系统武装流程，给流程穿上“铠甲外衣”，放大流程的功力。

诚然，一个企业的战略目标达成，不仅仅在于与流程之间的锁定，还有流程背后的组织、绩效、制度、IT、人也同样关系密切，我们将逐一探讨。

End

下篇预告：《「06 人人有事做，事事有人管》

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